Gestió de personal visitant
Tramitació d'estades de PDI i PTGAS externs a la UPC
La tramitació de vinculacions de PDI i PTGAS contractats per entitats externes a la UPC que facin estades acadèmiques a la UPC, es gestionen amb la plataforma Personal vinculat UPC.
Fases de la tramitació
1. Petició d'un personal extern
La tramitació s'inicia quan es rep una petició d'un extern, PDI o PTGAS, per fer una estada a la UPC.
2. Acceptació
Envieu un correu a la persona convidada explicant com anirà el procés. Podeu utilitzar aquest model d'instruccions per informar al visitant.
3. Formalització de la vinculació a la UPC
Entreu a l'aplicació Personal vinculat i creeu un Nou tràmit (clicant el botó corresponent). Aquí heu d'emplenar la fitxa amb les dades mínimes (trobareu més informació al manual de l'usuari):
-
- unitat acadèmica i unitat tramitadora
- dades del sol·licitant
- dades acadèmiques de l’estada: dates d'inici i fi en què la persona convidada realitzarà l’estada; activitats a desenvolupar per la persona convidada; instal·lacions, serveis i equips a utilitzar i localització laboral (opcional)
- generació de la invitació: correu i col·lectiu al què pertany la persona convidada a realitzar l'estada, i una carta d'invitació que pot ser generada pel sistema o annexar una carta personalitzada
4. Invitació
L'aplicació enviarà a la persona convidada un formulari d'invitació que ha d'emplenar amb les seves dades a l'apartat Dades del convidat i pujar la documentació requerida a l'apartat Documents del tràmit. Un cop el convidat ha omplert el formulari, haurà de clicar sobre el botó enviar per indicar que accepta la invitació. Fet aquest tràmit, passa a l'estat pendent d'acceptació.
5. Revisió de la informació
La unitat tramitadora revisa la petició i, si tot és correcte, pot donar d'alta la sol·licitud clicant sobre el botó Alta definitiva del tràmit.
6. Document d'autorització
Abans d'enviar el tràmit a signar, s'ha de generar el document que es signarà per tal d'autoritzar l'estada del convidat. Per fer-ho s'ha de fer servir l'opció Generar document del tràmit que es troba a la pestanya Fitxa del tràmit.
7. Signatura
El sistema fa una proposta de signants en funció si la persona a vincular és PDI o PTGAS, així com de la durada de l'estada. Un cop es té la llista completa de signants s'ha d'enviar el document al Portafirmes mitjançant el botó Enviar a signar.
En acabar, quan el document ha estat signat electrònicament, l'aplicació permet descarregar la còpia autèntica del mateix.
