Gestió d'estades de recerca
Tramitació d'estades de formació i recerca per estudiants de grau, màster i doctorat externs a la UPC
La tramitació de les estades de formació i recerca d'estudiants de grau, màster o doctorat a la UPC es fa a través de la plataforma de la UPC gConvenis.
Condicions necessàries
- Els estudiants han de venir amb el recolzament d’una universitat diferent a la UPC, amb la qual han de tenir una matrícula vigent, donat que, en cap cas, l’estada comporta una matrícula a l’ETSAB o a la UPC.
- Cal garantir que les estades no s’emmarquin en acords institucionals previs entre les institucions d’origen i la UPC.
- L’estudiant ha de tenir obligatòriament una assegurança que cobreixi tot el període de l’estada. La cobertura de l’assegurança ha d’incloure: accidents, malalties, repatriació i responsabilitat civil a la UPC.
- El departament de la UPC on farà l’estada l’estudiant, ha de garantir que tindrà l’equipament adequat i el suport necessari, i al final de l’estada haurà d’emetre un certificat d’aquesta.
MOLT IMPORTANT
La tramitació s'ha d'iniciar 30 dies abans de la data d'inici de l'estada.
Fases de la tramitació
1. Petició d'un estudiant extern a un PDI de la UPC
Quan un PDI rep una petició d'un estudiant de fora la UPC per fer una estada de formació o recerca, ha de valorar si n'accepta la tutorització. En el cas que el professor rebutgi la tutorització li haurà de comunicar explicant-li els motius.
En el cas que el professor accepti la tutorització, haurà de seguir amb el procés de tramitació establert per materialitzar l'estada de l'estudiant a la UPC.
2. Acceptació de la tutorització
Per formalitzar l'acceptació:
- El professor tutor ha d'enviar a l'estudiant una carta formal d'invitació que haurà de tenir el vist-i-plau del Director del Departament.
- Totes les parts implicades han d'emplenar el document del conveni depenent del convidat:
- conveni per estudiants grau i master: en español · in english
- conveni per estudiants doctorat: en español · in english
3. Sol·licitud de documentació a l'estudiant
Seguidament, cal sol·licitar a l'estudiant la següent documentació:
- Còpia del passaport
- Carta d’autorització de l’estància a la UPC per part de la institució d’origen
- Acreditació de la cobertura d'accidents i malaltia. Ha de cobrir obligatòriament la responsabilitat civil i la repatriació durant l'estada (l'assegurança d'accidents ha de cobrir els accidents durant els desplaçaments per motius de treball, accidents en el trajecte d'anada i tornada al treball...).
- Declaració Seguroincoming: declaració d'assegurança per a l'estada a la UPC emplenada i signada
en español · in english
4. Sol·licitud del conveni
La sol·licitud del nou conveni es realitza a l'aplicació gConvenis, emplenant la informació següent:
- Dades bàsiques:
- títol del conveni (p.e. Learning Agreement for traineeships | Conveni de col·laboració per regular estades de pràctiques d’estudiants)
- objecte del conveni (p.e. estada de pràctiques de l'estudiant/a _______de la Universitat_______)
- conveni associat (si n'hi ha)
- unitat acadèmica/unitat d’administració i serveis
- promotor
- tramitador
- país
- entitats signants: Universitat d'origen i UPC
- exercici i concepte pressupostari (si n'hi ha)
- justificació del conveni (p.e. establir i regular les condicions de l’estada de pràctiques de l’estudiant/a _____ a la UPC)
- Vigència:
- Dates d'inici i de venciment
- Dades econòmiques: tipus de despesa, ingrés, import (si n'hi ha)
- Documentació del conveni
- Esborrany del conveni (learning agreement) signat per l'estudiant i el responsable de la seva institució d'origen.
IMPORTANT: cal incloure el logo de les dues universitats en totes les pàgines
- Esborrany del conveni (learning agreement) signat per l'estudiant i el responsable de la seva institució d'origen.
- Documentació adjunta
- Passaport
- Acreditació de la cobertura d'accidents i malaltia
- Declaració Seguroincoming
- Carta d’invitació de pràctiques del professor tutor de destí (UPC) amb el vist-i-plau del director del departament
- Carta d’autorització de l’estància a la UPC per part de la institució d’origen
5. Tramitació i signatura del conveni
El conveni sol·licitat passa a la Unitat de Convenis de la UPC que li assignarà un codi i n'avaluarà la viabilitat.
En el cas que hi hagi alguna mancança en la sol·licitud, es demanarà que s'esmeni i, quan tot sigui correcte, es generarà el document de memòria justificativa i s'enviarà per a la signatura:
- per estudiants de grau i màster caldrà la signatura de la Vra. de Docència i Estudiantat
- per estudiants de doctorat caldrà la signatura del Director/a de l'Escola de Doctorat
6. Enviar el conveni
Un cop signat per totes les parts, el conveni ja és vigent i es retorna al seu tramitador, qui s'encarregarà d'enviar-lo a l'estudiant.
